Wybór odpowiednich szaf na dokumenty zależy od aktualnych potrzeb danej firmy, jednak przy zakupie szaf na dokumenty warto zwrócić uwagę na: rodzaj przechowywanych dokumentów, bezpieczeństwo przechowywania i ułatwienia dostępu do nich. Zatem do szczegółów:
Rodzaje szaf na dokumenty
Szafy biurowe metalowe to podstawowe szafy na dokumenty, które dobrze sprawdzają się w biurach i są najczęściej zamykane na klucz. Charakteryzują się solidną konstrukcją i odpornością na uszkodzenia. Mogą mieć różne wysokości oraz liczbę półek, co pozwala na dostosowanie ich pojemności do potrzeb.
Szafy ognioodporne są idealne, jeśli przechowujesz ważne dokumenty, które wymagają ochrony przed pożarem. Ognioodporność określana jest w minutach (np. 30, 60, 120 minut), co oznacza, ile czasu dokumenty będą bezpieczne w przypadku pożaru.
Szafy zamykane z zabezpieczeniem RODO są istotne w firmach i instytucjach, które muszą spełniać wymogi ochrony danych osobowych. Tego typu szafy mają dodatkowe zabezpieczenia, takie jak zamki elektroniczne, które ograniczają dostęp do danych osobowych tylko dla uprawnionych osób.
Bezpieczeństwo przechowywania dokumentów
Szafy powinny być zamykane na klucz lub wyposażone w zamek elektroniczny czy szyfrowy. Zamki elektroniczne i szyfrowe są szczególnie przydatne w instytucjach, gdzie dostęp do dokumentów jest ograniczony.
Szafy na dokumenty o wysokim poziomie zabezpieczenia często posiadają certyfikaty potwierdzające ich zgodność z normami bezpieczeństwa (np. klasy S1, S2), co może być wymagane przez przepisy wewnętrzne lub ubezpieczycieli.
Pojemność i organizacja przestrzeni
W zależności od ilości dokumentów warto wybrać odpowiednią wysokość oraz liczbę półek. Często szafy mają możliwość regulacji półek, co ułatwia dostosowanie ich wnętrza do formatu przechowywanych dokumentów. Przykładowo szafy z wysuwanymi szufladami są wygodne do przechowywania teczek zawieszkowych. Szuflady często są zamykane na klucz i posiadają zabezpieczenia przed przypadkowym wysunięciem.
W standardowych biurach sprawdzą się zwykłe szafy metalowe zamykane na klucz. Ważne, by były funkcjonalne i pojemne, zwłaszcza w firmach z dużym obiegiem dokumentów. Do archiwów warto wybrać większe szafy o podwyższonej pojemności, często wyposażone w dodatkowe zabezpieczenia, takie jak zamki szyfrowe.